Рапорт на отпуск оформляют, когда нужно официально согласовать предоставление части основного отпуска, его дробление на несколько периодов или перенос дат. Грамотно составленный рапорт на отпуск помогает избежать срывов графика, двойных нарядов и возвратов из-за формальных недочётов. В этом материале вы найдёте бесплатный образец DOCX, а также пошаговые рекомендации: как корректно указать даты, длительность, основание дробления или переноса, кто будет исполнять обязанности на время отсутствия и какие документы приложить. Рапорт лучше подавать заранее, чтобы отдел кадров успел сверить график отпусков, а командир — распределить нагрузку в подразделении.
Перед подачей проверьте остаток дней: сколько дней основного отпуска положено за текущий год, сколько уже использовано и сколько осталось. В самом рапорте на отпуск укажите один из вариантов: предоставить часть отпуска непрерывно; дробление отпуска на 2–3 отрезка (с отдельными датами и количеством календарных дней); перенос части отпуска на новый период (в пределах года, а при служебной необходимости — на следующий). Отдельно обозначьте обстоятельства: служебная необходимость, семейные причины, болезнь (со справкой) и т. п. Желательно сразу предложить схему замещения — кто будет исполнять ваши обязанности, как передаются дела и контакты. Попросите оформить положенные начисления и сообщить о решении на e-mail.
Подавать рапорт на отпуск удобнее через канцелярию с описью вложения (получите входящий номер) или в электронном документообороте части. Внутри документа заранее предусмотрены поля для резолюции командира, приложения (график дробления, подтверждающие справки), а также согласие на обработку персональных данных. Ниже — ссылка на скачивание и подробная инструкция.
Скачать бланк (DOCX)
Форма включает: варианты дробления и переноса, расчёт остатка, причины, замещение, выплаты, резолюцию командира, согласие на ПДн и отметку о приёме.
Когда использовать дробление и перенос
- Дробление отпуска — чтобы распределить отдых на несколько периодов (например, 14 + 7 + 7).
- Перенос — если служебная необходимость/болезнь/семейные обстоятельства мешают уйти в ранее согласованные даты.
- Согласовывайте заранее: это снижает риск отказа и конфликтов по замещению.
Как заполнить рапорт на отпуск (пошагово)
- Шапка. Кому (командир/часть), от кого (звание, ФИО, должность, контакты).
- Вариант. Отметьте: предоставить часть / дробление / перенос / отмена прежних дат.
- Даты и дни. Пропишите точные даты и количество календарных дней по каждому периоду.
- Основание. Служебная необходимость, семейные обстоятельства, болезнь (укажите и приложите документы).
- Остаток. Укажите, сколько дней осталось по данным кадров на текущую дату.
- Замещение. Кого назначить исполняющим обязанности, как передаются дела.
- Просьбы. О начислениях и уведомлении о решении на e-mail/адрес.
- Приложения. График дробления, справки, выписка из графика отпусков.
- Подпись и дата. Подача с описью вложения и входящим номером.
Документы (чек-лист)
- Выписка из графика отпусков/ранее согласованный рапорт (если есть).
- Подтверждающие документы основания (служебная записка, медсправка, копии билетов и т. п.).
- План замещения/передачи дел (коротко — в рапорте).
- Паспорт/служебное удостоверение — по требованию.
Частые ошибки и как их избежать
- Не указаны точные даты/количество дней. Без этого рапорт вернут на доработку.
- Отсутствует основание. Кратко и по факту: «служебная необходимость/семейные обстоятельства/болезнь».
- Нет графика дробления. Приложите таблицу с периодами (в бланке есть Приложение №1).
- Не согласовано замещение. Укажите ФИО и должность ИО, чтобы не тормозить согласование.
- Без описи и входящего. Всегда фиксируйте подачу, чтобы контролировать сроки.
Короткий образец формулировок (фрагмент)
«Прошу предоставить часть основного отпуска продолжительностью ___ к.дн. с «»..20__ по «»..20__,
а также утвердить дробление отпуска на периоды: «»..20__–«»..20__ — __ к.дн.; «»..20__–«»..20__ — __ к.дн.
Основание: служебная необходимость/семейные обстоятельства/болезнь (подтверждающие документы прилагаются).»
FAQ: рапорт на отпуск
Можно ли перенести часть отпуска на следующий год?
Да, если это обусловлено служебной необходимостью и согласовано командиром/кадрами.
Сколько отрезков допускается при дроблении?
Как правило, 2–3 периода — оптимально. Уточняйте у кадров, чтобы не нарушить внутренний порядок.
Нужно ли прикладывать подтверждающие документы?
Да, при переносе по болезни/семейным обстоятельствам приложите справки/документы.
Когда ждать ответ?
После резолюции командира и проверки кадров. Храните входящий номер и опись — это ускорит коммуникацию.
