Отпуск по рождению ребенка относится к отпускам по личным обстоятельствам и оформляется рапортом на имя командира. Цель — согласовать период отсутствия, подтвердить обстоятельства документально и обеспечить замещение на время вашего отпуска. Грамотно составленный рапорт на отпуск по рождению ребенка заранее фиксирует продолжительность, точные календарные даты «с» и «по», сведения о рождении (медицинское свидетельство/справка или свидетельство ЗАГС), а также — при необходимости — время на следование к месту проживания семьи или в роддом. Такой документ помогает кадровой и плановой службам корректно распределить нагрузку, избежать накладок с графиком и вовремя оформить выплаты.
Перед подачей определитесь с видом отдыха: краткосрочный отпуск по личным обстоятельствам либо часть основного ежегодного отпуска в счёт остатка за текущий год. Уточните у кадров фактический остаток дней и проверьте, не пересекается ли ваш период с ранее утвержденным графиком подразделения. Во введении рапорта по отпуску по рождению ребенка кратко укажите дату и время рождения, наименование медорганизации и город, данные матери ребёнка и реквизиты документа (медицинское свидетельство/справка о рождении или свидетельство ЗАГС — если уже получено). Если планируете выезд в другой регион, попросите освободить от исполнения обязанностей на время проезда и приложите маршрут/билеты. Обязательно обозначьте замещение: кто будет исполнять ваши обязанности, как передаются незавершённые задачи и контактная информация для связи.
Подавайте документ заранее и фиксируйте подачу через канцелярию с описью вложения и входящим номером — это упростит контроль сроков и коммуникацию. Ниже — ссылка на скачивание бланка DOCX, пошаговая инструкция, чек-лист и ответы на частые вопросы.
Скачать бланк (DOCX)
Форма включает: выбор вида отпуска (краткосрочный по личным обстоятельствам или в счёт части основного), даты и длительность, сведения о рождении (дата/время, место, документ), данные матери ребёнка, опцию времени на проезд, блоки замещения, уведомлений и выплат, чек-лист приложений, согласия, резолюцию командира и отметку о приёме.
Когда подавать
- Сразу после получения медицинского свидетельства/справки о рождении (или свидетельства ЗАГС — если готовы документы).
- Как только известны даты, особенно если нужен проезд в другой регион.
- При объединении с частью основного отпуска — подайте заранее для корректировки графика.
Как заполнить рапорт (пошагово)
- Шапка. Кому (командир/часть), от кого (звание, ФИО, должность, контакты).
- Вид отпуска. Краткосрочный по личным обстоятельствам или часть основного за ___ год.
- Даты и длительность. Точные «с» и «по», количество календарных дней.
- Сведения о рождении. Дата/время, медорганизация и город, данные матери, документ (№, дата, кем выдан).
- Проезд (если нужен). Количество суток на следование туда/обратно, маршрут/билеты.
- Замещение. ФИО и должность ИО, краткий план передачи дел/контактов.
- Приложения и уведомления. Перечень документов, просьба уведомить о решении на e-mail/адрес.
- Подпись и дата. Подача с описью и получением входящего номера.
Документы (чек-лист)
- Медицинское свидетельство/справка о рождении или свидетельство о рождении (если уже выдано).
- Справка из медорганизации о факте родов (по ситуации).
- Копии билетов/маршрут-квитанций (если просите время на проезд).
- Выписка о остатке дней основного отпуска/ранее согласованный график (при необходимости).
Частые ошибки и как их избежать
- Нет точных дат и длительности. Укажите конкретные «с» и «по» и число календарных дней.
- Не приложен документ о рождении. Приложите медсвидетельство/справку или свидетельство ЗАГС.
- Не учтён проезд. Если семья в другом городе — запросите дни на следование и приложите маршрут/билеты.
- Нет замещающего. Укажите ИО и контакты — это ускорит визирование.
- Без описи и входящего. Фиксируйте подачу для контроля сроков.
Короткий образец формулировок (фрагмент)
«В связи с рождением ребенка прошу предоставить мне отпуск по личным обстоятельствам (при необходимости — в счёт части основного) на период с «»..20__ по «»..20__, продолжительностью ___ к.дн.
Медицинское свидетельство/справка № ___ от ..20__, кем выдано: ________. При необходимости прошу освободить на время следования ___ суток. На период отсутствия ИО: __________ (должность, Ф.И.О.).»
FAQ: отпуск по рождению ребенка
Можно ли объединить с частью основного отпуска?
Да, укажите это в рапорте и приложите данные об остатке дней.
Что приложить, если свидетельства ЗАГС ещё нет?
Медицинское свидетельство/справку из роддома; позже донесите копию свидетельства о рождении.
Как запросить дни на дорогу?
Укажите количество суток и приложите маршрут/билеты, если поездка межрегиональная.
Можно ли изменить даты после подачи?
Да, подайте уточняющий рапорт с новыми датами и обновлёнными приложениями.
Примечание
Материал и бланк — справочные.
